Ứng dụng chữ ký số và trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử là 2 nội dung quan trọng của công tác hiện đại hóa nền hành chính hiện nay, nhằm thay đổi cách thức làm việc truyền thống, tăng cường sử dụng văn bản điện tử để giải quyết công vụ với mục đích tiết kiệm thời gian cho cán bộ, công chức, đồng thời tiết kiệm kinh phí ngân sách nhà nước cho hoạt động quản lý hành chính thời gian tới.

Mặc dù được Ban Cơ yếu Chính phủ cấp chứng thư số chuyên dùng từ năm 2013 nhưng cho đến trước năm 2018, hoạt động ứng dụng chữ ký số của Sở Công Thương vẫn còn nhiều hạn chế, chưa có sự chỉ đạo quyết liệt bằng văn bản từ lãnh đạo Sở và quyết tâm thực hiện trong toàn thể cơ quan. Văn bản điện tử đến và đi qua môi trường mạng chưa được xử lý theo đúng quy định do UBND tỉnh ban hành.

Nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng cho cán bộ công chức đối với cách thức làm việc mới, giải quyết công việc chủ yếu qua môi trường mạng và tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy, từ năm 2018, Giám đốc Sở đã có văn bản hướng dẫn cụ thể quy trình giải quyết công việc nội bộ trên phần mềm E-Office, đảm bảo văn bản đầu vào và đầu ra của quy trình xử lý đều là văn bản điện tử có chữ ký số của lãnh đạo và cơ quan, giảm thiếu tối đa việc phát hành văn bản giấy nếu không cần thiết theo quy định.

Thực hiện nghiêm chỉnh chỉ đạo của Giám đốc Sở, hiện nay, các lãnh đạo và chuyên viên được cấp chứng thư số đều thành thạo kỹ năng ký số trong quá trình xử lý công việc. Các văn bản đi trên E-Office gửi qua môi trường mạng có đầy đủ chữ ký số của lãnh đạo và cơ quan, đảm bảo giá trị pháp lý và sự toàn vẹn nội dung của văn bản phát hành. Ngoài ra, chữ ký số còn được lãnh đạo Sở và chuyên viên sử dụng trong giao dịch với Kho bạc Nhà nước và Bảo hiểm Xã hội qua môi trường mạng, góp phần hiện đại hóa công tác tài chính – kế toán trong hoạt động quản lý nhà nước.

Văn bản điện tử có chữ ký số của lãnh đạo và cơ quan có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có chữ ký tay của lãnh đạo và đóng dấu cơ quan, do đó hoàn toàn thay thế được văn bản giấy trong quá trình luân chuyển, xử lý, phát hành đi qua môi trường mạng, như UBND tỉnh đã quy định trong một số trường hợp. Do đó nếu tận dụng triệt để vai trò của chữ ký số và văn bản điện tử, sẽ tiết kiệm được rất lớn thời gian, công sức và kinh phí cho hoạt động quản lý hành chính.

Thực tế cho thấy số lượng lớn văn bản giấy được in ra hay photo chủ yếu là các tài liệu đi kèm theo văn bản chính, dùng để trình Giám đốc Sở đối với văn bản đến và lưu giữ bản gốc khi phát hành văn bản đi, ngoài ra văn bản giấy còn dùng để phục vụ cho các cuộc họp do UBND tỉnh chỉ đạo và một số trường hợp đột xuất khác. Như vậy, việc giảm bớt bản giấy các tài liệu đi kèm là một trong những cách tốt nhất để tăng cường trao đổi văn bản điện tử hiện nay.

Đối với trường hợp văn bản đến qua hệ thống E-Office có tài liệu đi kèm, văn thư chỉ cần trình bản giấy đối văn bản điện tử có chữ ký số của lãnh đạo và cơ quan gửi, tài liệu đi kèm không có ký số của cơ quan gửi chỉ cần chuyển bản điện tử, vẫn có đủ căn cứ để xử lý công việc và phát hành văn bản đi.

Đối với văn bản phát hành đi, các phòng chỉ được tham mưu dưới dạng văn bản điện tử để lãnh đạo Sở ký số, văn thư chỉ phát hành thêm bản giấy tương ứng bản gốc có chữ ký tay của lãnh đạo, con dấu cơ quan. Các tài liệu đính kèm không có chữ ký lãnh đạo, không có con dấu cơ quan chỉ cần gửi bản điện tử qua môi trường mạng.

Đối với trường hợp photo tài liệu phục vụ cuộc họp, các phòng nên chuẩn bị báo cáo và các tài liệu đi kèm thật sự cần thiết, mang lại hiệu quả cao, hạn chế photo những tài liệu ít liên quan, không thật sự cần thiết.

Mục đích của ứng dụng chữ ký số và văn bản điện tử là tiết kiệm thời gian, giấy tờ, hạn chế sử dụng máy in và máy photo, qua đó tiết kiệm ngân sách Nhà nước cho công tác quản lý hành chính. Để đạt được điều này, ngoài việc chấp hành nghiêm túc các quy định do UBND tỉnh và Sở Công Thương ban hành, các cán bộ công chức phải có tinh thần đổi mới, hưởng ứng cách thức làm việc hiện đại qua môi trường mạng, chỉ sử dụng văn bản giấy khi thật sự cần thiết.

Để tăng cường căn cứ pháp lý, Sở Công Thương cần thay đổi quy chế làm việc, quy chế văn thư – lưu trữ theo hướng tăng cường trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử và chữ ký số dựa trên các quy định của trung ương và địa phương. Để đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, nên tiến hành thuê dịch vụ lưu trữ trực tuyến theo công nghệ điện toán đám mây nhằm đảm bảo khả năng lưu trữ lâu bền cho văn bản điện tử, đảm bảo công tác văn thư – lưu trữ qua môi trường mạng diễn ra thuận lợi và mang lại hiệu quả cao.
H.N