a. Trình tự thực hiện

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: trong giờ hành chính các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày Lễ, ngày nghỉ).

Địa điểm tiếp nhận: Văn phòng Sở.

Bước 1: Lập yêu cầu sửa chữa

Phòng, đơn vị đang quản lý, sử dụng trang thiết bị có nhu cầu cần cấp mới hoặc sửa chữa, làm Giấy đề nghị sửa chữa gửi Văn phòng Sở.

Nêu rõ tên trang thiết bị, chủng loại, số lượng và cá nhân sử dụng đối với trang thiết bị cần cấp mới. Nêu rõ chủng loại, địa điểm đặt trang thiết bị và tình trạng hoạt động đối với nhu cầu cần sửa chữa.

Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu

- Đối với Phiếu đề xuất cấp mới: căn cứ dự toán được giao và tiêu chuẩn định mức theo quy định, Kế toán tiến hành kiểm tra và trình lãnh đạo Văn phòng xem xét, trình Giám đốc Sở quyết định.

- Đối với Phiếu đề nghị sửa chữa: Công chức phụ trách công nghệ thông tin tiến hành kiểm tra tình trạng của trang thiết bị và đề xuất lãnh đạo Văn phòng Sở xem xét, trình Giám đốc Sở quyết định.

Bước 3: Thực hiện cấp mới/sửa chữa trang thiết bị

- Đối với đề xuất cấp mới:

Văn phòng tham mưu dự trù, trình Giám đốc Sở phê duyệt và thực hiện các trình tự thủ tục mua sắm theo đúng chế độ quy định của Nhà nước.

- Đối với đề nghị sửa chữa:

+ Trường hợp sửa chữa nhỏ, không cần thay thế linh kiện, phụ tùng: máy in, máy tính, máy photocopy và một số trường hợp sửa chữa khác phục vụ hoạt động cơ quan có giá trị dưới 02 triệu đồng, Lãnh đạo phòng, đơn vị và người trực tiếp sử dụng phải gửi Giấy đề xuất cho Văn phòng Sở và Chánh Văn phòng xem xét, xử lý. Văn phòng Sở tiến hành liên hệ đơn vị cung cấp thực hiện sửa chữa ngay trong ngày tiếp nhận Giấy đề nghị sửa chữa trang thiết bị hoặc trong ngày làm việc tiếp theo.

+ Trường hợp sửa chữa đòi hỏi phải thay thế linh kiện, phụ tùng do hư hỏng, có giá trị trên 2 triệu đồng: khi tài sản và công cụ dụng cụ hư hỏng, Lãnh đạo phòng, đơn vị và người trực tiếp sử dụng phải báo Văn phòng lập biên bản xác định nguyên nhân, hiện trạng, mức độ hư hỏng (có giám định kỹ thuật). Văn phòng Sở căn cứ báo giá của đơn vị cung cấp, trình Giám đốc Sở phê duyệt. Thời gian cung cấp các linh kiện, phụ tùng thay thế không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu sửa chữa.

Bước 4: Nghiệm thu và ghi sổ theo dõi

- Công chức phụ trách công nghệ thông tin, cá nhân sử dụng trang thiết bị và bên cung cấp tiến hành nghiệm thu chất lượng đối với thiết bị cấp mới cũng như thiết bị được sửa chữa, thay thế. Trường hợp không đáp ứng yêu cầu, hoặc không đảm bảo theo yêu cầu về chủng loại, xuất xứ phải đề nghị nhà cung cấp thực hiện đúng theo yêu cầu.

- Sau khi hoàn thành nghiệm thu, Công chức phụ trách công nghệ thông tin tiến hành lập biên bản bàn giao thiết bị cho cá nhân, đơn vị sử dụng. Đồng thời, tiến hành ghi sổ theo dõi đối với từng loại thiết bị.

Bước 5: Thanh toán

Kế toán tiếp nhận hồ sơ đề nghị kèm theo các chứng từ có liên quan, thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo quy định của Luật Ngân sách và các văn bản có liên quan.

b. Cách thức thực hiện: Các phòng, đơn vị/cá nhân thuộc sở gửi Giấy đề nghị đến Văn phòng Sở.

c. Thành phần hồ sơ:

- Giấy đề nghị sửa chữa;

- Hồ sơ thanh toán: Phiếu báo giá, Hợp đồng cung cấp dịch vụ, Biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính đối với sửa chữa thường xuyên có giá trị lớn.

d. Thời hạn giải quyết:

- Không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận Giấy đề nghị.

- Không quá 01 ngày làm việc đối với trường hợp sửa chữa nhỏ.

đ. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Phòng, đơn vị thuộc Sở.

e. Bộ phận giải quyết thủ tục hành chính: Văn phòng Sở.

g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Giấy đề nghị.

h. Phí, lệ phí (nếu có): Không

i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Giấy đề nghị.

k. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không

l. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Ngân sách nhà nước;

- Quyết định ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ của Sở Công Thương còn hiệu lực.