a. Trình tự thực hiện
Thời gian tiếp nhận hồ sơ: trong giờ hành chính các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày Lễ, ngày nghỉ).
Địa điểm tiếp nhận: Văn phòng Sở.
Bước 1: Đề nghị tạm ứng.
Các phòng, đơn vị, công chức căn cứ vào Giấy mời, Kế hoạch đi công tác và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở, lập văn bản đề nghị tạm ứng (bao gồm dự trù kinh phí của Đoàn công tác/cá nhân) và Giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu C42-HD) gửi Văn phòng Sở.
Bước 2: Văn phòng Sở kiểm tra hồ sơ và trình Giám đốc Sở phê duyệt
Kế toán tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ đề nghị tạm tứng (trả lại phòng, đơn vị/cá nhân đề nghị tạm ứng nếu không đủ hoặc chưa đúng quy định).
Kế toán ký duyệt trên Giấy đề nghị tạm ứng và trình Lãnh đạo Sở phê duyệt.
Bước 3: Thủ quỹ tiến hành chi tiền mặt
Thời gian giải quyết tạm ứng: trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ tạm ứng được phê duyệt
Bước 4: Thanh toán tạm ứng Trong thời gian 07 ngày (công tác trong nước) hoặc 15 ngày (công tác nước ngoài) kể từ ngày Đoàn công tác/cá nhân đi công tác về, PHÒNG, ĐƠN VỊ/cá nhân đề nghị tạm ứng phải chuyển hồ sơ thanh toán cho Kế toán
Hồ sơ thanh toán gồm:
- Bảng kê đề nghị thanh toán có đầy đủ chữ ký của người đề nghị thanh toán, Phụ trách bộ phận.
- Các hóa đơn, chứng từ kèm theo:
+ Tiền đi lại: Hóa đơn taxi; hóa đơn mua vé tàu hỏa, vé máy bay; vé xe, thẻ lên tàu hỏa, thẻ lên máy bay.
+ Tiền thuê chỗ ở: Hóa đơn tài chính nơi thuê chỗ ở. Trường hợp đi công tác mà không có hóa đơn tài chính sẽ thanh toán bằng hình thức khoán chi theo quy định.
+ Giấy đi đường có đóng dấu xác nhận nơi đi, nơi đến; có đầy đủ chữ ký của người đi công tác.
Căn cứ vào các chứng từ trên, Kế toán thanh toán lập chứng từ chi thêm (nếu số tạm ứng nhỏ hơn số được thanh toán) hoặc thu lại tiền tạm ứng (nếu số thanh toán nhỏ hơn số tiền tạm ứng)
* Quy trình tạm ứng và thanh toán đối với các nội dung khác (Hội nghị, tiếp khách...)
Bước 1: Phòng, đơn vị/cá nhân căn cứ vào Kế hoạch tổ chức hội nghị được phê duyệt; kế hoạch đón tiếp các đoàn khách Trung ương/các tỉnh khác đến làm việc tại tỉnh Khánh Hòa (có kèm theo văn bản thông báo của đơn vị đến làm việc tại tỉnh), xây dựng dự toán chi tiết phù hợp với các nội dung, định mức chi theo quy định hiện hành trên địa bàn tỉnh (trong đó nêu rõ nội dung chi, số tiền cần tạm ứng) gửi về Văn phòng Sở. Đồng thời, lập Giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu C42- HD).
Bước 2: Văn phòng Sở kiểm tra hồ sơ và trình Giám đốc Sở phê duyệt
Kế toán tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ đề nghị tạm tứng (trả lại phòng, đơn vị/cá nhân đề nghị tạm ứng nếu không đủ hoặc chưa đúng quy định).
Nếu hợp lệ, Kế toán ký duyệt trên Giấy đề nghị tạm ứng và trình Lãnh đạo Sở phê duyệt.
Bước 3: Thủ quỹ tiến hành chi tiền mặt.
Thời gian giải quyết tạm ứng: trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ tạm ứng được phê duyệt.
Bước 4: Thanh toán tạm ứng
Trong thời gian 07 ngày kể từ ngày kết thúc hoạt động, phòng, đơn vị/cá nhân đề nghị tạm ứng phải chuyển hồ sơ cho Kế toán làm thủ tục thanh toán.
Hồ sơ thanh toán gồm:
- Bảng kê đề nghị thanh toán;
- Bảng kê thanh toán thù lao, báo cáo viên (đối với chi cho Hội nghị): phải có đầy đủ chữ ký của người nhận tiền, người lập bảng, lãnh đạo duyệt;
Nếu chi trả thù lao cho cá nhân ngoài cơ quan và từ 2.000.000 đồng trở lên thì phải lập bảng kê thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo quy định: khấu trừ 10%, đồng thời phải ghi rõ mã số thuế TNCN hoặc số CCCD của người bị khấu trừ.
- Hóa đơn tài chính (đối với nội dung chi tiếp khách…).
Căn cứ vào các chứng từ trên, Kế toán thanh toán lập chứng từ chi thêm (nếu số tạm ứng nhỏ hơn số được thanh toán) hoặc thu lại tiền tạm ứng (nếu số thanh toán nhỏ hơn số tiền tạm ứng).
b. Cách thức thực hiện: Các phòng, đơn vị/cá nhân thuộc sở gửi hồ sơ đề nghị tạm ứng và thanh toán công tác phí đến Văn phòng sở
c. Thành phần hồ sơ:
- Văn bản đề nghị tạm ứng được lãnh đạo Sở duyệt;
- Giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu C42-HD);
- Các văn bản khác có liên quan
d. Thời hạn giải quyết:
- 03 ngày làm việc kể từ khi thủ quỹ tiếp nhận Giấy đề nghị tạm ứng đã được Lãnh đạo Sở phê duyệt.
- 07 ngày kể từ ngày kết thúc hoạt động, phòng, đơn vị/cá nhân đề nghị tạm ứng phải chuyển hồ sơ cho Kế toán làm thủ tục thanh toán
- 10 ngày làm việc kể từ thời điểm kể từ khi Kế toán tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ; kế toán thanh toán.
đ. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Phòng, đơn vị thuộc Sở.
e. Bộ phận giải quyết thủ tục hành chính: Văn phòng Sở.
g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Giải quyết tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
h. Phí, lệ phí (nếu có): Không
i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu C42-HD).
k. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không
l. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;
- Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính;
- Quyết định ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ của Sở Công Thương còn hiệu lực.