a. Trình tự thực hiện
Thời gian tiếp nhận hồ sơ: trong giờ hành chính các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày Lễ, ngày nghỉ).
Địa điểm tiếp nhận: Văn phòng Sở.
Bước 1: Lập giấy đề nghị khai thác.
Phòng, đơn vị thuộc sở có nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu đang được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, lập Phiếu đề nghị khai thác gửi Chánh Văn phòng Sở xem xét.
Bước 2: Tra tìm hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan
Căn cứ vào Giấy đề nghị, Công chức phụ trách công tác lưu trữ Sở phối hợp với cá nhân thực hiện tra tìm hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ.
Trường hợp tìm thấy hồ sơ, tài liệu, trình Chánh Văn phòng Sở ký xét duyệt trên Giấy đề nghị và Công chức phụ trách công tác lưu trữ ghi nội dung thông tin vào Sổ phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cơ quan. Trường hợp không tìm thấy hồ sơ, tài liệu cần khai thác, Công chức phụ trách thông báo cho cá nhân, Phòng, đơn vị biết.
Bước 3: Sử dụng hồ sơ, tài liệu
Cá nhân, Phòng, đơn vị sau khi nhận hồ sơ, tài liệu từ công chức phụ trách, thực hiện ký vào Sổ giao nhận tài liệu và khi hoàn thành công việc, có nhiệm vụ mang hồ sơ, tài liệu đến trả và ký vào sổ đúng quy định.
Bước 4: Trả hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ cơ quan
Sau khi cá nhân, phòng, đơn vị đã trả hồ sơ, tài liệu và hoàn thành công việc khai thác, công chức phụ trách lưu trữ có trách nhiệm đem hồ sơ, tài liệu lên kho sắp xếp vào hộp, kệ, bảo quản đúng quy định.
b. Cách thức thực hiện: Các phòng, đơn vị thuộc Sở gửi Giấy đề nghị khai thác đến Văn phòng Sở.
c. Thành phần hồ sơ: Giấy đề nghị khai thác
d. Thời hạn giải quyết: 02 ngày kể từ thời điểm tiếp nhận Phiếu đề nghị khai thác.
đ. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Phòng, đơn vị thuộc sở
e. Bộ phận giải quyết thủ tục hành chính: Văn phòng Sở (Văn thư Sở)
g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được khai thác và sử dụng
h. Phí, lệ phí (nếu có): Không
i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Phiếu đề nghị khai thác
k. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không
l. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.