1) Trình tự thực hiện:
- Tổ chức, doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hợp lệ cần nộp theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Công Thương Khánh Hòa, địa chỉ Khu liên cơ II, số 04 Phan Chu Trinh, Nha Trang. Thời gian nộp hồ sơ trong giờ hành chính vào các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6.
- Sở Công Thương tiếp nhận hồ sơ, cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và trả kết quả cho tổ chức, doanh nghiệp.
- Tổ chức, doanh nghiệp nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Công Thương Khánh Hòa, địa chỉ Khu liên cơ II, số 04 Phan Chu Trinh, Nha Trang. Thời gian trong giờ hành chính vào các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6.
2) Cách thức thực hiện: Tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến và nhận kết quả trực tiếp tại bộ phận “một cửa” Sở Công Thương Khánh Hòa.
3) Thành phần, số lượng hồ sơ:
- Thành phần hồ sơ gồm có:
+ Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
+ Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam);
+ Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện (được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);
+ Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);
+ Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện. Trong trường hợp bản sao hộ chiếu của người nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;
+ Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
(i) Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
(ii) Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ và quy định pháp luật có liên quan.
- Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.
4) Thời hạn giải quyết: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, thì thời hạn giải quyết là 13 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
5) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Thương nhân nước ngoài dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
6) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định: Sở Công Thương Khánh Hòa.
- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Sở Công Thương Khánh Hòa.
7) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
8) Phí, lệ phí:
Lệ phí cấp Giấy phép: 3.000.000 đồng/Giấy phép.
9) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:
- Đơn đề nghị cấp/ cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu quy định MĐ-1).
10) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
11) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, có hiệu lực ngày 10 tháng 3 năm 2016;
- Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/7/2016 của Bộ Công Thương quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Thông tư số 133/2012/TT-BTC ngày 13/8/2012 của Bộ Tài chính Quy định chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 10 năm 2012.
- Quyết định số 2456/QĐ-UBND ngày 19/8/2016 của UBND tỉnh về việc công bố thủ tục hành chính chuẩn hóa thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Công Thương Khánh Hòa.