a. Trình tự thực hiện

- Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Trong giờ hành chính các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày lễ, ngày nghỉ).

- Địa điểm tiếp nhận: Văn phòng Sở.

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.

- Đối với văn bản giấy:

+ Văn thư Sở kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.

Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư Sở báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

+ Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư Sở phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”.

Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư Sở chuyển cho nơi nhận (không bóc bì).

Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Sở Công Thương thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư Sở để đăng ký.

- Đối với văn bản điện tử:

+ Văn thư Sở phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

+ Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định của pháp luật hoặc gửi sai nơi nhận thì Văn thư Sở phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống.

+ Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư Sở báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

+ Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.

Bước 2: Đăng ký văn bản đến.

- Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến.

Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Sở thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Đăng ký văn bản: Văn bản được đăng ký bằng sổ (được in ra trên hệ thống) hoặc bằng Hệ thống.

+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Văn thư Sở đăng ký văn bản giấy và văn bản điện tử sau khi thực hiện số hóa văn bản đến và in ra Sổ đăng ký văn bản đến hàng ngày.

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Văn bản phải được Văn thư Sở trình trong ngày đến lãnh đạo Sở chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý.

Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến.

- Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư Sở để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản tại Sổ đăng ký văn bản đến.

- Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư Sở trình văn bản điện tử đến lãnh đạo Sở để chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Lãnh đạo Sở ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và ghi các thông tin trên Hệ thống

+ Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản;

+ Thời hạn giải quyết;

+ Chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.

Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư Sở thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được lãnh đạo Sở giao chủ trì giải quyết.

b. Cách thức thực hiện: Các tổ chức, đơn vị, cá nhân gửi văn bản đến tới Sở Công Thương.

c. Thành phần hồ sơ: Không

d. Thời hạn giải quyết: 0,5 ngày kể từ thời điểm tiếp nhận văn bản đến

đ. Đối tượng thực hiện TTHC: Văn phòng Sở (Văn thư Sở)

e. Bộ phận giải quyết TTHC: Văn phòng Sở (Văn thư Sở)

g. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đến được số hóa, cập nhật trên hệ thống và đã chuyển cho phòng, đơn vị thuộc Sở

h. Phí, lệ phí (nếu có): không

i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: không

k. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: không

l. Căn cứ pháp lý của TTHC:

Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;