Ngày 4/4/2018, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 852/QĐ –UBND của UBND tỉnh ngày 30/3/2018 về việc Giao chỉ tiêu hồ sơ được tiếp nhận, giải quyết trực tuyến mức độ 3, 4 cho các Sở ngành, địa phương; trong đó, UBND tỉnh đã ấn định chỉ tiêu cao nhất tối thiểu phải đạt 40% hồ sơ trực tuyến, cao gấp 1,6 lần so với năm 2017 cho các Sở, ban ngành có thủ tục hành chính liên quan nhiều tới doanh nghiệp như Sở Công Thương, Sở Xây dựng, Sở Tài chính, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn….Qua đó, cho thấy sự quyết tâm cao của UBND tỉnh trong thực hiện chính quyền điện tử, thực hiện cải cách hành chính, qua đó giúp cải thiện môi trường kinh doanh cho người dân và doanh nghiệp.
Qua hơn một năm thực hiện tại Sở Công Thương, từ lúc không có hồ sơ trực tuyến đến hơn 3237 hồ sơ, đạt tỷ lệ 19,1% trong năm 2017, nhiều doanh nghiệp cho biết việc áp dụng việc nộp hồ sơ trực tuyến đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp như hồ sơ bị sai sót, có thể sửa lại trực tiếp trên mạng không cần phải đi về công ty điều chỉnh như trước đây, điều này giúp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, một số doanh nghiệp cho rằng cần phải cải thiện một số tính năng trên hệ thống để việc nộp hồ sơ được dễ dàng hơn. Qua trao đổi với một số doanh nghiệp như chị Nguyễn Thị Kiều Chinh, công ty TNHH Cơ hội và Thách Thức, có địa chỉ tại TP HCM: Việc nộp hồ sơ trực tuyến ở tỉnh Khánh Hòa, phức tạp nhiều hơn so với các tỉnh thành khác, cụ thể như sau:
1. Việc nộp hồ sơ trực tuyến.
Tại Bước 3: Nộp hồ sơ, khi trạng thái hồ sơ đã ở Trạng thái “Sẵn sàng”, trên màn hình hoàn toàn không một hướng dẫn cho bước thực hiện tiếp theo do vậy doanh nghiệp cho rằng hồ sơ đã thật sự chuyển sang bên cơ quan tiếp nhận, như hình bên dưới.
Trong khi đó, doanh nghiệp phải thực hiện thêm bước 4: Nhấp (double –click) vào thành phần hồ sơ, lúc này trên màn hình mới hiện ra giao diện như bên dưới, doanh nghiệp nhấn nút “nộp hồ sơ” khi đó hồ sơ mới chuyển qua bên cơ quan tiếp nhận.
Điều này gây bất lợi lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt là thủ tục “Thông báo thực hiện khuyến mại” bị giới hạn ngày thông báo (theo quy định tại khoản 2, mục II, Thông tư liên tịch 07/2007/TTLT-BTM-BTC của Bộ Thương mại (nay là Bộ Công Thương) – Bộ Tài chính ngày 6/7/2017 chậm nhất 07 (bảy) ngày làm việc trước khi thực hiện khuyến mại, thương nhân thực hiện các hình thức khuyến mại nêu tại khoản 1 Mục này phải gửi thông báo bằng văn bản) , khi đó doanh nghiệp phải điều chỉnh lại ngày bắt đầu khuyến mãi, gây ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Hệ thống thường không ổn định
Nhiều trường hợp, doanh nghiệp sau khi đã điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu nhưng không thể nộp được hồ sơ như trường hợp của công ty Cổ phần thực phẩm Blue Star đã điền đầy đủ thông tin nhưng vẫn không thể nộp được:
Bên cạnh đó, hệ thống thường xuyên rớt mạng, Sở Công Thương cũng đã ghi nhận nhiều ý kiến than phiền khi không thể truy cập mạng để nộp hồ sơ trực tuyến.
3. Việc đăng ký tài khoản hồ sơ trực tuyến trên mạng
Hiện nay, việc đăng ký tài khoản để nộp hồ sơ trực tuyến chỉ cho phép điền thông tin cá nhân người nộp, đối với các trường hợp người nộp muốn lấy tư cách pháp nhân của một tổ chức, doanh nghiệp để nộp hồ sơ, thì hệ thống vẫn chưa cho phép thực hiện. Như vậy, Giấy tiếp nhận và trả kết quả (
đồng thời là cũng là giấy xác nhận cho doanh nghiệp đối với thủ tục Thông báo khuyến mại) chỉ hiển thị thông tin người nộp là cá nhân, không hiển thị là tổ chức, doanh nghiệp, như vậy sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp khi quyết toán thuế chi phí khuyến mại sau này.
Nguồn: hình ảnh lấy tại trang địa chỉ: http://tthc.sct.khanhhoa.gov.vn/?ArticleId=4a0de42e-ccfc-4b79-9af8-b9e49da27f43
4. Quy định nộp hồ sơ chính thức
Theo quy định “Đến ngày hẹn trả kết quả hoặc khi có thông báo nhận kết quả của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả (nếu có kết quả sớm hẹn), khách hàng chuẩn bị hồ sơ chính thức (hồ sơ với các tài liệu, giấy tờ, biểu mẫu, tờ khai bằng bản giấy theo quy định hiện hành, số bộ hồ sơ phải nộp theo quy định của thủ tục), in phiếu Biên nhận hồ sơ kèm theo, nộp trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả” Như vậy, sau khi doanh nghiệp người dân nộp hồ sơ thành công đã có Giấy Tiếp nhận và trả kết quả, thì phải quay lại Cơ quan tiếp nhận để nộp hồ sơ chính thức, điều này phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp đối với các thủ tục đơn giản.
Từ những điểm bất lợi trên, kiến nghị UBND tỉnh cần quan tâm chỉ đạo cho Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với công ty cung cấp phần mềm cải thiện một số điều như sau:
1. Trên màn hình, tại các bước thực cần cung cấp thêm các cách hướng dẫn để người dân biết thực hiện các bước tiếp theo.
2. Cung cấp hệ thống thêm chức năng nhắn tin tự động vào địa chỉ email hoặc tới số di động là “Hồ sơ đã được gửi tới cơ quan tiếp nhận”
3. Mở thêm một chức năng khai báo thông tin tổ chức, doanh nghiệp của cá nhân người nộp.
4. Đối với cách thủ tục doanh nghiệp chỉ cần gửi một tờ thông báo và cơ quan tiếp nhận kiểm tra thấy đúng quy định và gửi giấy tiếp nhận và trả kết quả qua môi trường mạng thì không yêu cầu doanh nghiệp, người dân phải quay lại nộp bản chính.
Khi khắc phục được những điểm trên, việc nộp hồ sơ trực tuyến trở nên dễ dàng hơn khi đó doanh nghiệp và người dân mới thấy được những lợi ích thực sự của việc nộp hồ sơ trực tuyến, như giảm giấy tờ, thời gian, chi phí thực hiện thủ tục hành chính, giúp đẩy mạnh việc cải cách hành chính, cải thiện môi trường kinh doanh cho doanh nghiệp và người dân.
Lê Bảo Bình